Kebijakan Privasi

OSM (Outsourcing Management System) adalah aplikasi pengelolaan tenaga kerja alih daya milik PT Dharma Karyatama Mulia ("DKM", "kami"): penempatan karyawan di perusahaan klien, kontrak, kehadiran, penggajian, penagihan, rekrutmen, dokumen, dan keluhan. Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang kami proses lewat OSM, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, dan hak Anda atas data tersebut, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Pengendali data

Pengendali data pribadi di OSM adalah PT Dharma Karyatama Mulia. Kebijakan ini berlaku bagi semua orang yang datanya diproses lewat OSM:

Karyawan alih daya (outsourcing) yang ditempatkan DKM di perusahaan klien;
Calon karyawan (kandidat) dalam proses rekrutmen;
Pengguna dari perusahaan klien (PIC) yang memakai Portal Klien, dan pelapor keluhan;
Staf DKM yang memakai Panel Admin.

2. Data yang kami proses

Pemilik data	Data
Karyawan alih daya	Identitas: nama, ID karyawan, NIK KTP, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, agama, pendidikan, status perkawinan, jumlah tanggungan, alamat, nomor telepon, email, foto. Kepegawaian: tanggal masuk dan keluar, status kerja, penempatan (klien, lokasi, jabatan, jenis kontrak PKWT/PKWTT), riwayat mutasi, aset yang dipinjamkan (mis. seragam, alat kerja), keluhan terkait karyawan. Kehadiran: rekap per bulan (hari kerja, cuti, sakit, tidak hadir, jam lembur). Keuangan pribadi: gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan, iuran BPJS, NPWP, nomor BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. Dokumen yang diunggah: KTP, Kartu Keluarga, NPWP, kartu BPJS, ijazah, sertifikat, foto, PKWT, surat keputusan.
Calon karyawan	Nama, NIK, nomor telepon, email, alamat, pendidikan, posisi yang dilamar, tahap seleksi, dan catatan seleksi.
Pengguna klien (PIC)	Nama, email, nomor telepon, akun login (password disimpan dalam bentuk hash), waktu login terakhir, dan persetujuan yang diberikan (mis. persetujuan timesheet).
Pelapor keluhan	Nama, email, nomor telepon, dan isi keluhan.
Staf DKM	Nama, email, nomor telepon, dan foto profil dari akun DKM One, peran di OSM, waktu login terakhir.
Semua pengguna yang login	Catatan Audit Trail: siapa membuat, mengubah, atau menghapus data apa, kapan, dan nilai lama → baru. Alamat IP dipakai sementara untuk membatasi percobaan login.

Data keuangan pribadi (gaji, rekening, potongan) termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP. Data ini tidak ditampilkan kepada klien.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan

Tujuan	Dasar pemrosesan (UU PDP Pasal 20)
Penempatan karyawan di klien, kontrak kerja (PKWT/PKWTT), mutasi, dan perpanjangan	Pelaksanaan perjanjian kerja dengan karyawan dan perjanjian kerja sama dengan klien
Perhitungan gaji, lembur, BPJS, dan pembayaran ke rekening karyawan	Perjanjian kerja; kewajiban hukum ketenagakerjaan, jaminan sosial, dan perpajakan
Penagihan jasa ke klien (invoice) berdasarkan kehadiran dan biaya tenaga kerja	Perjanjian kerja sama dengan klien
Rekrutmen calon karyawan untuk memenuhi permintaan klien	Langkah sebelum perjanjian kerja atas permintaan calon karyawan
Penanganan keluhan klien dan pembinaan karyawan	Perjanjian kerja sama dengan klien; kepentingan yang sah DKM
Keamanan sistem dan Audit Trail	Kepentingan yang sah DKM untuk melindungi data dan mencegah penyalahgunaan

4. Siapa yang dapat melihat data

Akses diatur per peran:

Staf DKM yang diberi akses OSM (Admin, Field Coordinator, Viewer) melihat data karyawan, penempatan, kontrak, kehadiran, payroll, invoice, rekrutmen, dokumen, dan keluhan sesuai perannya. Viewer hanya dapat melihat, tidak dapat mengubah. Perhitungan dan persetujuan payroll serta invoice hanya oleh Admin.
Klien (PIC) hanya melihat data perusahaannya sendiri: nama karyawan yang ditempatkan, jabatan, lokasi, tanggal mulai, jenis kontrak, rekap timesheet untuk disetujui, dan invoice. Klien tidak melihat gaji, NIK, alamat, rekening, NPWP, nomor BPJS, atau dokumen karyawan.
Tim IT DKM mengelola akun pengguna dan sistem, serta dapat membuka Audit Trail.

5. Pihak lain yang menerima data

Pihak	Data dan keperluannya
Perusahaan klien	Data penempatan karyawan yang bekerja di perusahaannya, seperti dijelaskan di bagian 4.
DKM One	Sistem login terpusat DKM; menyimpan akun login staf DKM.
Hostinger	Penyedia server tempat OSM dan datanya disimpan (Jakarta, Indonesia), termasuk cadangan mingguan seluruh server yang disimpan Hostinger di Singapura.
Cloudflare	Jaringan pengaman yang meneruskan lalu lintas ke OSM dan menyaring serangan.

Belum aktif: OSM direncanakan bertukar data dengan sistem HR pusat DKM (data karyawan, kehadiran, dan hasil payroll untuk dikonfirmasi HR) dan sistem keuangan DKM (kontrak dan invoice). Saat ini OSM belum terhubung ke keduanya. Kebijakan ini akan diperbarui sebelum pertukaran data tersebut dinyalakan.

Cadangan server oleh Hostinger disimpan di Singapura, dan Cloudflare dapat memproses data di luar Indonesia. Kami hanya mengirim data yang diperlukan untuk layanan masing-masing. Selain pihak di atas, data hanya diberikan kepada instansi berwenang bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan (mis. BPJS dan perpajakan).

6. Penyimpanan dan keamanan

Data disimpan di server di Indonesia (Jakarta); cadangan mingguan seluruh server disimpan penyedia di Singapura.
Semua koneksi memakai HTTPS (terenkripsi).
Staf DKM masuk lewat DKM One; password akun klien disimpan dalam bentuk hash, dan percobaan login dibatasi.
Dokumen karyawan (KTP, NPWP, PKWT, dan lainnya) serta berkas kontrak disimpan di folder yang tidak dapat dibuka lewat alamat internet, dan hanya dapat diunduh setelah login.
Akses dibatasi per peran, dan setiap perubahan data tercatat di Audit Trail.
Basis data dicadangkan setiap hari.

7. Masa simpan

Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan di atas, yaitu selama hubungan kerja karyawan atau perjanjian kerja sama dengan klien berlangsung, ditambah jangka waktu yang diwajibkan peraturan (misalnya untuk keperluan ketenagakerjaan, jaminan sosial, pajak, atau penyelesaian sengketa). Saat ini OSM belum menghapus data secara otomatis; ketentuan masa simpan rinci per jenis data (termasuk data calon karyawan yang tidak diterima) sedang kami susun dan akan dimuat di kebijakan ini.

8. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

mendapat informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda;
melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki data yang salah atau tidak akurat;
mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
mengakhiri pemrosesan, serta meminta penghapusan atau pemusnahan data;
menarik kembali persetujuan, bila pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
menunda atau membatasi pemrosesan;
menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda;
memperoleh dan memakai data pribadi Anda dalam bentuk yang dapat dibaca sistem lain.

Sebagian hak dapat dibatasi bila data masih diperlukan untuk perjanjian kerja yang berjalan atau diwajibkan oleh peraturan. Misalnya, catatan kehadiran dan gaji yang menjadi dasar pembayaran upah dan iuran BPJS tidak dapat dihapus selama masih wajib disimpan.

Cara mengajukan

Kirim permintaan ke [email protected] dengan menyebut nama, hubungan Anda dengan OSM (karyawan, calon karyawan, pengguna klien, atau staf), dan hak yang ingin digunakan. Kami dapat meminta bukti identitas sebelum memproses permintaan, dan akan menanggapinya dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP. Karyawan juga dapat meminta perbaikan data lewat bagian Outsourcing DKM.

9. Jika terjadi kebocoran data

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu secara tertulis kepada Anda dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana data terungkap, serta upaya penanganan dan pemulihan yang kami lakukan.

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila fitur atau peraturan berubah. Versi di bagian atas halaman menunjukkan versi terbaru. Perubahan penting akan kami umumkan lewat aplikasi.

12. Hubungi kami

PT Dharma Karyatama Mulia — Tim IT
Email: [email protected]
Untuk pertanyaan, permintaan hak pemilik data, atau pengaduan tentang data pribadi di OSM.

Kebijakan Privasi OSM